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Política Anticorrupção
Regras adotadas pela One IT para proibir qualquer forma de corrupção, suborno ou fraude, especialmente nas relações com Detrans, Senatran e demais órgãos públicos.
1. Objetivo
Esta Política estabelece as regras adotadas pela ONE IT SOLUTIONS LTDA (“One IT”) para prevenir, detectar e remediar atos de corrupção, suborno, fraude e demais atos lesivos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, em conformidade com a Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), o Decreto 11.129/2022, a Lei 14.133/2021 e demais normas aplicáveis. Ela integra o Programa de Integridade e complementa o Código de Ética e Conduta.
A Lei 12.846/2013 prevê a responsabilização objetiva, nas esferas administrativa e civil, das pessoas jurídicas por atos lesivos praticados em seu interesse ou benefício. Por isso, a One IT adota tolerância zero com a corrupção, em qualquer forma e com qualquer interlocutor, público ou privado.
2. Abrangência
Esta Política se aplica a todos os sócios, administradores, diretores, empregados, estagiários e prestadores de serviço da One IT, bem como a fornecedores, parceiros comerciais, correspondentes, representantes, consultores, despachantes e quaisquer intermediários que atuem em nome ou em benefício da empresa. Todos devem conhecê-la e cumpri-la.
Cabe à alta direção aprovar esta Política e assegurar os recursos para sua aplicação; à função de compliance, orientar, monitorar e apurar; aos gestores, aplicar os controles em suas áreas; e a cada colaborador, agir conforme suas regras e buscar orientação sempre que houver dúvida.
3. Definições
- Agente público: qualquer pessoa que exerça, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, cargo, emprego ou função pública em órgãos ou entidades da administração direta ou indireta, de qualquer Poder ou esfera, incluindo servidores de Detrans, da Senatran, de empresas estatais, membros de comissões de licitação e de credenciamento, bem como agentes públicos estrangeiros e de organizações internacionais. Para fins desta Política, seus familiares próximos e pessoas a eles vinculadas também devem ser tratados com as mesmas cautelas.
- Vantagem indevida: qualquer benefício, financeiro ou não, oferecido, prometido ou entregue, direta ou indiretamente, para influenciar ou recompensar uma decisão ou ação, como dinheiro, presentes, viagens, hospedagem, entretenimento, empregos, contratos, descontos, doações ou favores.
- Pagamento de facilitação: pagamento de pequeno valor feito para acelerar ou garantir a execução de ato rotineiro a que a empresa já teria direito, como liberação de cadastro, homologação ou atendimento. Pagamentos de facilitação são proibidos, independentemente do valor ou do costume local.
- Terceiro: pessoa física ou jurídica que se relaciona com a One IT ou atua em seu nome, como fornecedores, parceiros, correspondentes, representantes e intermediários.
4. Condutas proibidas
Em linha com o art. 5º da Lei 12.846/2013, é proibido a qualquer pessoa sujeita a esta Política, direta ou indiretamente:
- prometer, oferecer ou dar vantagem indevida a agente público ou a pessoa a ele relacionada;
- financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar a prática de atos ilícitos;
- utilizar-se de pessoa física ou jurídica interposta para ocultar ou dissimular interesses reais ou a identidade dos beneficiários;
- frustrar ou fraudar o caráter competitivo de licitação, contratação ou credenciamento, inclusive por meio de ajuste ou combinação com concorrentes;
- impedir, perturbar ou fraudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório ou de credenciamento;
- afastar ou procurar afastar licitante por meio de fraude ou oferecimento de vantagem;
- fraudar licitação ou contrato dele decorrente, inclusive apresentando documentos falsos ou informações inverídicas;
- obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos com a administração pública;
- manipular ou fraudar o equilíbrio econômico-financeiro de contratos públicos;
- dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos, ou intervir em sua atuação;
- solicitar ou aceitar vantagem indevida de clientes, fornecedores ou parceiros privados em troca de favorecimento.
Também são proibidas condutas que possam configurar improbidade administrativa (Lei 8.429/1992), corrupção ativa ou passiva (Código Penal, arts. 333 e 317) ou lavagem de dinheiro (Lei 9.613/1998).
5. Brindes, presentes, hospitalidade e entretenimento
5.1 Agentes públicos
A One IT não oferece presentes, hospitalidade, refeições, viagens ou entretenimento a agentes públicos. A única exceção são brindes institucionais sem valor comercial, como canetas, cadernos ou agendas com a marca da empresa, distribuídos de forma generalizada e não personalizada, nunca em período próximo a decisões de interesse da empresa.
5.2 Setor privado
- Presentes e brindes oferecidos ou recebidos de clientes, fornecedores e parceiros privados são admitidos até o valor de R$ 100,00 por pessoa, por ocasião, desde que não sejam em dinheiro ou equivalente e não estejam vinculados a negociação em curso;
- todo presente oferecido ou recebido deve ser registrado no registro de brindes mantido pela função de compliance;
- valores acima de R$ 100,00 dependem de aprovação prévia e por escrito da função de compliance; quando não aprovados, o item deve ser recusado ou devolvido com agradecimento;
- refeições e eventos de negócios devem ter finalidade profissional clara, valor razoável e ser previamente informados ao gestor.
6. Doações e patrocínios
A One IT não realiza doações a partidos políticos, candidatos ou campanhas eleitorais. A participação política de colaboradores é pessoal e não pode utilizar recursos, tempo de trabalho ou o nome da empresa.
Doações filantrópicas e patrocínios exigem: finalidade legítima e compatível com os valores da empresa; diligência sobre a entidade beneficiada e seus dirigentes; aprovação prévia da função de compliance; contrato ou termo com contrapartidas definidas; e registro contábil adequado. É proibido realizar doação ou patrocínio que beneficie, direta ou indiretamente, agente público ou entidade a ele vinculada, ou que ocorra em contexto de licitação, credenciamento ou fiscalização de interesse da One IT.
7. Interações com agentes públicos
- As interações com Detrans, Senatran e demais órgãos ocorrem por canais oficiais e com finalidade legítima;
- reuniões com agentes públicos devem contar com ao menos dois representantes da One IT, ser agendadas previamente por meios formais e ter registro ou ata com data, participantes, pauta e encaminhamentos, arquivado pela área responsável;
- reuniões presenciais ocorrem preferencialmente nas dependências do órgão ou por videoconferência institucional;
- qualquer solicitação de vantagem por agente público deve ser recusada e imediatamente reportada ao canal de denúncias;
- a contratação de ex-agentes públicos ou de seus familiares depende de análise prévia de compliance, observadas as restrições legais de quarentena.
8. Licitações, contratações públicas e credenciamentos
A participação em licitações e credenciamentos, inclusive os regidos pela Lei 14.133/2021, deve observar a legislação e os editais. Documentos e propostas passam por revisão interna antes da apresentação, e é proibido qualquer contato com concorrentes para ajustar preços, dividir mercados ou combinar propostas. A One IT reconhece a relevância dos programas de integridade previstos na Lei 14.133/2021 e no Decreto 12.304/2024, bem como da exigência de programa de compliance prevista no Anexo, item 3.3.2, da Resolução CONTRAN 807/2020.
9. Diligência e contratação de terceiros
A One IT pode ser responsabilizada por atos de terceiros praticados em seu interesse. Por isso, antes da contratação e periodicamente, terceiros passam por diligência proporcional ao risco, que inclui identificação de sócios e beneficiários finais, consulta a cadastros de empresas inidôneas e punidas, verificação de vínculos com agentes públicos, análise de reputação e de capacidade técnica compatível com a remuneração.
Os contratos com terceiros contêm cláusulas que exigem o cumprimento da legislação anticorrupção e desta Política, permitem auditoria, preveem rescisão em caso de violação e vedam a subcontratação sem autorização. São sinais de alerta que exigem análise: pedidos de pagamento em espécie ou a terceiros, remuneração desproporcional, comissões de sucesso vinculadas a decisões públicas e recusa em fornecer informações.
10. Livros e registros contábeis
Todas as transações devem ser registradas de forma completa, precisa e tempestiva, com documentação de suporte. São proibidos caixa paralelo, pagamentos sem nota ou contrato, lançamentos falsos ou que ocultem a natureza de despesas e a destruição de documentos relevantes. Pagamentos somente são feitos por meios bancários rastreáveis, ao beneficiário contratado.
11. Conflitos de interesses
Colaboradores devem declarar, na admissão e sempre que surgirem, situações de potencial conflito de interesses, como participação societária em fornecedores ou concorrentes, atividades paralelas e relações de parentesco com agentes públicos que atuem em matérias de interesse da One IT. O colaborador em conflito não participa da decisão correspondente.
12. Comunicação de irregularidades e não retaliação
Quem tiver conhecimento ou suspeita de violação desta Política deve reportá-la pelo canal de denúncias ou pelo e-mail ouvidoria@1it.com.br. O relato pode ser anônimo, é tratado com confidencialidade e recebe número de protocolo para acompanhamento em /acompanhar-chamado/. A One IT proíbe qualquer forma de retaliação contra quem reporta de boa-fé ou colabora com uma apuração.
13. Sanções
A violação desta Política sujeita o infrator a medidas disciplinares proporcionais à gravidade, que podem incluir advertência, suspensão e desligamento, inclusive por justa causa, além da rescisão de contratos com terceiros, de ações de ressarcimento e da comunicação às autoridades competentes. Também é passível de sanção quem deixar de reportar violação de que tenha conhecimento ou fizer denúncia sabidamente falsa.
14. Treinamento e comunicação
Todos os colaboradores recebem treinamento sobre esta Política na admissão e periodicamente, com conteúdo reforçado para áreas que interagem com agentes públicos, licitações, compras e financeiro. Terceiros relevantes são informados sobre a Política e devem declarar ciência.
15. Monitoramento e revisão
A função de compliance monitora o cumprimento desta Política por meio de revisões de registros de brindes, reuniões, doações, patrocínios e pagamentos a terceiros, reportando os resultados à alta direção. Esta Política é revisada ao menos uma vez por ano ou sempre que houver mudança legislativa, regulatória ou de negócio relevante.
Suspeita de corrupção ou fraude? Relate pelo canal de denúncias, com opção de anonimato, confidencialidade e garantia de não retaliação. Dúvidas: ouvidoria@1it.com.br.
1. Purpose
This Policy sets out the rules adopted by ONE IT SOLUTIONS LTDA (“One IT”) to prevent, detect and remediate corruption, bribery, fraud and other wrongful acts against public administration, whether Brazilian or foreign, in compliance with Law 12,846/2013 (the Brazilian Clean Company Act), Decree 11,129/2022, Law 14,133/2021 and other applicable rules. It is part of the Integrity Program and supplements the Code of Ethics and Conduct.
Law 12,846/2013 provides for the strict administrative and civil liability of legal entities for wrongful acts committed in their interest or for their benefit. For this reason, One IT has zero tolerance for corruption in any form and with any counterpart, public or private.
2. Scope
This Policy applies to all of One IT’s partners, officers, directors, employees, interns and service providers, as well as to suppliers, business partners, correspondents, representatives, consultants, vehicle registration agents (despachantes) and any intermediaries acting on behalf of or for the benefit of the company. Everyone must know and comply with it.
Senior management is responsible for approving this Policy and providing the resources to apply it; the compliance function for guiding, monitoring and investigating; managers for applying controls in their areas; and every staff member for acting in accordance with its rules and seeking guidance whenever in doubt.
3. Definitions
- Public official: any person who holds, even temporarily or without pay, a public office, job or function in bodies or entities of the direct or indirect administration, of any branch or level of government, including staff of Detrans, Senatran and state-owned companies, members of tender and accreditation committees, as well as foreign public officials and officials of international organizations. For the purposes of this Policy, their close relatives and related persons must be treated with the same caution.
- Undue advantage: any benefit, financial or otherwise, offered, promised or given, directly or indirectly, to influence or reward a decision or action, such as cash, gifts, travel, lodging, entertainment, jobs, contracts, discounts, donations or favors.
- Facilitation payment: a small payment made to speed up or secure a routine act to which the company is already entitled, such as a registration, approval or service. Facilitation payments are prohibited, regardless of amount or local custom.
- Third party: any individual or legal entity that deals with One IT or acts on its behalf, such as suppliers, partners, correspondents, representatives and intermediaries.
4. Prohibited conduct
In line with article 5 of Law 12,846/2013, anyone subject to this Policy is prohibited from, directly or indirectly:
- promising, offering or giving an undue advantage to a public official or a person related to them;
- financing, funding, sponsoring or in any way subsidizing unlawful acts;
- using an intermediary individual or entity to conceal or disguise real interests or the identity of beneficiaries;
- frustrating or defrauding the competitive nature of a tender, contract or accreditation process, including through arrangements or collusion with competitors;
- preventing, disrupting or defrauding any act of a tender or accreditation procedure;
- removing or attempting to remove a bidder through fraud or the offer of an advantage;
- defrauding a tender or the resulting contract, including by submitting false documents or untrue information;
- fraudulently obtaining an undue advantage or benefit from amendments or extensions of contracts with public administration;
- manipulating or defrauding the economic and financial balance of public contracts;
- hindering investigations or inspections by public bodies, entities or officials, or interfering with their work;
- requesting or accepting an undue advantage from private clients, suppliers or partners in exchange for favorable treatment.
Conduct that may amount to administrative misconduct (Law 8,429/1992), active or passive bribery (Brazilian Criminal Code, articles 333 and 317) or money laundering (Law 9,613/1998) is also prohibited.
5. Gifts, hospitality and entertainment
5.1 Public officials
One IT does not offer gifts, hospitality, meals, travel or entertainment to public officials. The only exception is institutional items of no commercial value, such as pens, notebooks or planners bearing the company brand, distributed broadly and without personalization, and never close to decisions of interest to the company.
5.2 Private sector
- Gifts offered to or received from private clients, suppliers and partners are allowed up to BRL 100.00 per person per occasion, provided they are not cash or cash equivalents and are not linked to an ongoing negotiation;
- every gift offered or received must be entered in the gift register kept by the compliance function;
- amounts above BRL 100.00 require prior written approval from the compliance function; if not approved, the item must be declined or returned with thanks;
- business meals and events must have a clear professional purpose and reasonable value, and must be disclosed to the manager in advance.
6. Donations and sponsorships
One IT makes no donations to political parties, candidates or election campaigns. Staff political involvement is personal and may not use company resources, working time or the company’s name.
Charitable donations and sponsorships require: a legitimate purpose consistent with the company’s values; due diligence on the beneficiary entity and its managers; prior approval by the compliance function; a contract or agreement with defined deliverables; and proper accounting records. Donations or sponsorships that directly or indirectly benefit a public official or a related entity, or that take place in the context of a tender, accreditation or inspection of interest to One IT, are prohibited.
7. Interactions with public officials
- Interactions with Detrans, Senatran and other bodies take place through official channels and for legitimate purposes;
- meetings with public officials must be attended by at least two One IT representatives, scheduled in advance through formal means and documented in a record or minutes stating the date, attendees, agenda and next steps, kept on file by the responsible area;
- in-person meetings preferably take place at the public body’s premises or by institutional videoconference;
- any request for an advantage by a public official must be refused and immediately reported through the reporting channel;
- hiring former public officials or their relatives requires prior compliance review, subject to legal cooling-off restrictions.
8. Tenders, public contracts and accreditation
Participation in tenders and accreditation processes, including those governed by Law 14,133/2021, must comply with the law and the tender documents. Documents and bids are reviewed internally before submission, and any contact with competitors to fix prices, divide markets or coordinate bids is prohibited. One IT recognizes the importance of the integrity programs provided for in Law 14,133/2021 and Decree 12,304/2024, as well as the compliance program requirement set out in the Annex, item 3.3.2, of CONTRAN Resolution 807/2020.
9. Third-party due diligence and engagement
One IT may be held liable for acts committed by third parties in its interest. Therefore, before engagement and periodically, third parties undergo risk-based due diligence, including identification of shareholders and ultimate beneficial owners, checks against registers of debarred and sanctioned companies, verification of ties to public officials, and assessment of reputation and of technical capacity consistent with the compensation.
Contracts with third parties include clauses requiring compliance with anti-corruption laws and this Policy, allowing audits, providing for termination in case of breach and prohibiting subcontracting without authorization. Red flags requiring review include requests for cash payments or payments to other parties, disproportionate compensation, success fees tied to public decisions and refusal to provide information.
10. Books and records
All transactions must be recorded completely, accurately and in a timely manner, with supporting documentation. Off-the-books funds, payments without invoice or contract, false entries or entries that conceal the nature of expenses, and the destruction of relevant documents are prohibited. Payments are made only through traceable bank transfers to the contracted beneficiary.
11. Conflicts of interest
Staff must disclose, upon hiring and whenever they arise, potential conflicts of interest, such as ownership interests in suppliers or competitors, outside activities and family ties with public officials who act on matters of interest to One IT. Conflicted staff do not take part in the related decision.
12. Reporting and non-retaliation
Anyone who knows of or suspects a breach of this Policy must report it through the reporting channel or by e-mail at ouvidoria@1it.com.br. Reports may be anonymous, are handled confidentially and receive a protocol number for follow-up at /acompanhar-chamado/. One IT prohibits any form of retaliation against anyone who reports in good faith or cooperates with an investigation.
13. Sanctions
Breaches of this Policy subject the offender to disciplinary measures proportionate to their seriousness, which may include warning, suspension and dismissal, including for cause, as well as termination of third-party contracts, claims for damages and notification of the competent authorities. Failing to report a known breach or knowingly making a false report is also subject to sanctions.
14. Training and communication
All staff receive training on this Policy upon hiring and periodically, with reinforced content for areas that deal with public officials, tenders, procurement and finance. Relevant third parties are informed of the Policy and must acknowledge it.
15. Monitoring and review
The compliance function monitors compliance with this Policy by reviewing records of gifts, meetings, donations, sponsorships and third-party payments, and reports the results to senior management. This Policy is reviewed at least once a year or whenever there is a relevant legal, regulatory or business change.
Suspect corruption or fraud? Report it through the reporting channel, with an anonymous option, confidentiality and a guarantee of non-retaliation. Questions: ouvidoria@1it.com.br.
1. Objetivo
Esta Política establece las reglas adoptadas por ONE IT SOLUTIONS LTDA (“One IT”) para prevenir, detectar y remediar actos de corrupción, soborno, fraude y demás actos lesivos contra la administración pública, nacional o extranjera, conforme a la Ley 12.846/2013 (Ley Anticorrupción brasileña), el Decreto 11.129/2022, la Ley 14.133/2021 y demás normas aplicables. Forma parte del Programa de Integridad y complementa el Código de Ética y Conducta.
La Ley 12.846/2013 prevé la responsabilidad objetiva, en los ámbitos administrativo y civil, de las personas jurídicas por actos lesivos cometidos en su interés o beneficio. Por ello, One IT adopta tolerancia cero con la corrupción, en cualquier forma y con cualquier interlocutor, público o privado.
2. Alcance
Esta Política se aplica a todos los socios, administradores, directores, empleados, pasantes y prestadores de servicios de One IT, así como a proveedores, socios comerciales, corresponsales, representantes, consultores, gestores de trámites vehiculares (despachantes) y cualquier intermediario que actúe en nombre o en beneficio de la empresa. Todos deben conocerla y cumplirla.
Corresponde a la alta dirección aprobar esta Política y asegurar los recursos para su aplicación; a la función de cumplimiento, orientar, monitorear e investigar; a los gestores, aplicar los controles en sus áreas; y a cada colaborador, actuar conforme a sus reglas y buscar orientación siempre que tenga dudas.
3. Definiciones
- Funcionario público: cualquier persona que ejerza, aunque sea de forma transitoria o sin remuneración, cargo, empleo o función pública en órganos o entidades de la administración directa o indirecta, de cualquier Poder o nivel de gobierno, incluidos servidores de los Detrans, de la Senatran y de empresas estatales, miembros de comisiones de licitación y de acreditación, así como funcionarios públicos extranjeros y de organizaciones internacionales. A efectos de esta Política, sus familiares cercanos y personas vinculadas deben tratarse con las mismas cautelas.
- Ventaja indebida: cualquier beneficio, financiero o no, ofrecido, prometido o entregado, directa o indirectamente, para influir en una decisión o acción o recompensarla, como dinero, regalos, viajes, alojamiento, entretenimiento, empleos, contratos, descuentos, donaciones o favores.
- Pago de facilitación: pago de pequeño valor realizado para agilizar o asegurar un acto rutinario al que la empresa ya tendría derecho, como un registro, una homologación o una atención. Los pagos de facilitación están prohibidos, independientemente del valor o de la costumbre local.
- Tercero: persona física o jurídica que se relaciona con One IT o actúa en su nombre, como proveedores, socios, corresponsales, representantes e intermediarios.
4. Conductas prohibidas
En línea con el art. 5 de la Ley 12.846/2013, se prohíbe a cualquier persona sujeta a esta Política, directa o indirectamente:
- prometer, ofrecer o dar una ventaja indebida a un funcionario público o a una persona relacionada con él;
- financiar, costear, patrocinar o de cualquier modo subvencionar la práctica de actos ilícitos;
- utilizar a una persona física o jurídica interpuesta para ocultar o disimular intereses reales o la identidad de los beneficiarios;
- frustrar o defraudar el carácter competitivo de una licitación, contratación o acreditación, incluso mediante acuerdos o colusión con competidores;
- impedir, perturbar o defraudar cualquier acto de un procedimiento de licitación o de acreditación;
- apartar o intentar apartar a un licitante mediante fraude u ofrecimiento de ventajas;
- defraudar una licitación o el contrato derivado de ella, incluso presentando documentos falsos o información no veraz;
- obtener de forma fraudulenta una ventaja o beneficio indebido de modificaciones o prórrogas de contratos con la administración pública;
- manipular o defraudar el equilibrio económico-financiero de contratos públicos;
- dificultar la actividad de investigación o fiscalización de órganos, entidades o funcionarios públicos, o interferir en su actuación;
- solicitar o aceptar ventajas indebidas de clientes, proveedores o socios privados a cambio de favorecimiento.
También se prohíben las conductas que puedan configurar improbidad administrativa (Ley 8.429/1992), cohecho activo o pasivo (Código Penal brasileño, arts. 333 y 317) o lavado de dinero (Ley 9.613/1998).
5. Regalos, obsequios, hospitalidad y entretenimiento
5.1 Funcionarios públicos
One IT no ofrece regalos, hospitalidad, comidas, viajes ni entretenimiento a funcionarios públicos. La única excepción son los obsequios institucionales sin valor comercial, como bolígrafos, cuadernos o agendas con la marca de la empresa, distribuidos de forma general y no personalizada, nunca en fechas cercanas a decisiones de interés de la empresa.
5.2 Sector privado
- Los regalos ofrecidos a clientes, proveedores y socios privados, o recibidos de ellos, se admiten hasta R$ 100,00 por persona y por ocasión, siempre que no sean dinero o equivalente y no estén vinculados a una negociación en curso;
- todo regalo ofrecido o recibido debe anotarse en el registro de regalos que mantiene la función de cumplimiento;
- los valores superiores a R$ 100,00 requieren aprobación previa y por escrito de la función de cumplimiento; si no se aprueban, el obsequio debe rechazarse o devolverse con un agradecimiento;
- las comidas y eventos de negocios deben tener una finalidad profesional clara, un valor razonable y comunicarse previamente al gestor.
6. Donaciones y patrocinios
One IT no realiza donaciones a partidos políticos, candidatos ni campañas electorales. La participación política de los colaboradores es personal y no puede utilizar recursos, tiempo de trabajo ni el nombre de la empresa.
Las donaciones filantrópicas y los patrocinios requieren: finalidad legítima y compatible con los valores de la empresa; diligencia sobre la entidad beneficiaria y sus directivos; aprobación previa de la función de cumplimiento; contrato o acuerdo con contrapartidas definidas; y registro contable adecuado. Se prohíbe toda donación o patrocinio que beneficie, directa o indirectamente, a un funcionario público o a una entidad vinculada a él, o que se produzca en el contexto de una licitación, acreditación o fiscalización de interés de One IT.
7. Interacciones con funcionarios públicos
- Las interacciones con los Detrans, la Senatran y demás organismos se realizan por canales oficiales y con finalidad legítima;
- las reuniones con funcionarios públicos deben contar con al menos dos representantes de One IT, programarse previamente por medios formales y tener registro o acta con fecha, participantes, agenda y acuerdos, archivado por el área responsable;
- las reuniones presenciales se realizan preferentemente en las dependencias del organismo o por videoconferencia institucional;
- toda solicitud de ventaja por parte de un funcionario público debe rechazarse y reportarse de inmediato al canal de denuncias;
- la contratación de exfuncionarios públicos o de sus familiares requiere un análisis previo de cumplimiento, respetando las restricciones legales de cuarentena.
8. Licitaciones, contrataciones públicas y acreditaciones
La participación en licitaciones y acreditaciones, incluidas las regidas por la Ley 14.133/2021, debe observar la legislación y los pliegos. Los documentos y propuestas se revisan internamente antes de su presentación, y se prohíbe cualquier contacto con competidores para fijar precios, repartir mercados o coordinar propuestas. One IT reconoce la relevancia de los programas de integridad previstos en la Ley 14.133/2021 y en el Decreto 12.304/2024, así como la exigencia de programa de cumplimiento prevista en el Anexo, ítem 3.3.2, de la Resolución CONTRAN 807/2020.
9. Diligencia debida y contratación de terceros
One IT puede ser responsabilizada por actos de terceros realizados en su interés. Por ello, antes de la contratación y periódicamente, los terceros se someten a una diligencia proporcional al riesgo, que incluye la identificación de socios y beneficiarios finales, la consulta de registros de empresas inhabilitadas y sancionadas, la verificación de vínculos con funcionarios públicos y el análisis de reputación y de capacidad técnica compatible con la remuneración.
Los contratos con terceros contienen cláusulas que exigen el cumplimiento de la legislación anticorrupción y de esta Política, permiten auditorías, prevén la rescisión en caso de violación y prohíben la subcontratación sin autorización. Son señales de alerta que requieren análisis: solicitudes de pago en efectivo o a otras personas, remuneración desproporcionada, comisiones de éxito vinculadas a decisiones públicas y negativa a proporcionar información.
10. Libros y registros contables
Todas las transacciones deben registrarse de forma completa, precisa y oportuna, con documentación de respaldo. Se prohíben la caja paralela, los pagos sin factura o contrato, los asientos falsos o que oculten la naturaleza de los gastos y la destrucción de documentos relevantes. Los pagos se realizan únicamente por medios bancarios trazables, al beneficiario contratado.
11. Conflictos de intereses
Los colaboradores deben declarar, al ingresar y siempre que surjan, situaciones de posible conflicto de intereses, como participaciones societarias en proveedores o competidores, actividades paralelas y relaciones de parentesco con funcionarios públicos que actúen en asuntos de interés de One IT. El colaborador en conflicto no participa en la decisión correspondiente.
12. Comunicación de irregularidades y no represalia
Quien tenga conocimiento o sospecha de una violación de esta Política debe reportarla por el canal de denuncias o por el correo ouvidoria@1it.com.br. El relato puede ser anónimo, se trata con confidencialidad y recibe un número de protocolo para seguimiento en /acompanhar-chamado/. One IT prohíbe cualquier forma de represalia contra quien reporte de buena fe o colabore con una investigación.
13. Sanciones
La violación de esta Política sujeta al infractor a medidas disciplinarias proporcionales a su gravedad, que pueden incluir amonestación, suspensión y despido, incluso con causa justificada, además de la rescisión de contratos con terceros, acciones de resarcimiento y la comunicación a las autoridades competentes. También puede ser sancionado quien no reporte una violación de la que tenga conocimiento o haga una denuncia a sabiendas de que es falsa.
14. Capacitación y comunicación
Todos los colaboradores reciben capacitación sobre esta Política al ingresar y periódicamente, con contenido reforzado para las áreas que interactúan con funcionarios públicos, licitaciones, compras y finanzas. Los terceros relevantes son informados sobre la Política y deben declarar que la conocen.
15. Monitoreo y revisión
La función de cumplimiento monitorea el cumplimiento de esta Política mediante revisiones de los registros de regalos, reuniones, donaciones, patrocinios y pagos a terceros, y reporta los resultados a la alta dirección. Esta Política se revisa al menos una vez al año o siempre que haya un cambio legislativo, regulatorio o de negocio relevante.
¿Sospecha de corrupción o fraude? Repórtelo por el canal de denuncias, con opción de anonimato, confidencialidad y garantía de no represalia. Dudas: ouvidoria@1it.com.br.
